Hoe werkt het werkgeversportaal van InComfort?
Op deze pagina vindt u meer informatie over ons werkgeversportaal. Bijvoorbeeld over hoe u uw werknemersgegevens invoert of hoe u ziek- en herstelmeldingen doet.
Ook vindt u hier de antwoorden op veelgestelde vragen. Staat uw vraag er niet bij of komt u er niet uit? Neem dan contact met ons op via 024-374 16 60. We zijn bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 08.30 uur tot 17.00 uur.
De meest uitgevoerde handelingen
Uw werknemersgegevens invoeren na de eerste keer inloggen
U kunt uw werknemersgegevens op 3 verschillende manieren invoeren:
- Via een salarispakketkoppeling
Heeft u een salarispakket van AFAS, Exact Online, Visma Nmbrs, loket.nl of ADP? Dan kunt u uw salarispakket koppelen aan ons werkgeversportaal. Uw werknemersgegevens worden dan veilig en automatisch in ons portaal geladen. U kunt zo’n koppeling aanvragen via uw adviseur.
Lees hier meer over het gemak van een salarispakketkoppeling. - In een keer tegelijk uploaden
Heeft u tien of meer werknemers? Dan is het handig om uw werknemers in een keer in te voeren.- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Klik op de groene knop ‘Upload werknemers’.
- Klik daarna op ‘Download werknemers’ om het Excelbestand te downloaden.
- Voer alle verplichte velden in het tabblad ‘Vul uw werknemersgegevens in’. Doe dat volgens de instructies in het tabblad ‘Invoerinstructies’.
- Sla het Excelbestand op uw computer op.
- Klik daarna op ‘Bladeren’ en selecteer het ingevulde Excelbestand.
- Klik op ‘Volgende’. U ziet nu de gegevens die u heeft ingevuld.
- Klik op ‘Werknemers verwerken’ rechts bovenin.
- Klik op ‘Opslaan’. Uw werknemers staan nu in het werkgeversportaal.
- Een voor een toevoegen
Wilt u uw werknemers een voor een invoeren?- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Klik op de groene knop ‘Werknemer toevoegen’.
- Vul bij ‘Personalia’ en ‘Dienstverband’ alle gegevens in.
- Heeft u de arbodienstverlening meeverzekerd via InComfort? Vul dan bij ‘Contactgegevens’ ook de contactgegevens van de werknemer in.
- Klik daarna op ‘Opslaan’. Uw werknemer staat nu in het werkgeversportaal.
- Herhaal dit voor iedere werknemer die u wilt invoeren.
Een nieuwe medewerker toevoegen
- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Klik op de groene knop ‘Werknemer toevoegen’.
- Vul bij ‘Personalia’ en ‘Dienstverband’ alle gegevens in.
- Heeft u de arbodienstverlening meeverzekerd via InComfort? Vul dan bij ‘Contactgegevens’ ook de contactgegevens van de werknemer in.
- Klik daarna op ‘Opslaan’. Uw nieuwe werknemer staat nu in het werkgeversportaal.
- Herhaal dit voor iedere werknemer die u wilt invoeren.
Moet u tien of meer nieuwe werknemers toevoegen?
- Ga dan naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Klik op de groene knop ‘Upload werknemers’.
- Klik daarna op ‘Download werknemers’ om het Excelbestand te downloaden.
- In het Excelbestand ziet u een overzicht van alle werknemers die op dit moment in het werkgeversportaal staan. Onderaan kunt u nieuwe werknemers invoeren door alle verplichte velden in te vullen. Doe dit volgens de instructies in het tabblad ‘Invoerinstructies’. Let op! Het veld ‘Interne referentie’ laat u leeg.
- Sla het Excelbestand op uw computer op.
- Klik daarna op ‘Bladeren’ en selecteer het Excelbestand.
- Klik op ‘Volgende’. U ziet nu de gegevens die u heeft ingevuld.
- Klik op ‘Werknemers verwerken’ rechtsboven.
- Klik op ‘Opslaan’. Uw werknemers staan nu in het werkgeversportaal.
Wilt u dat nieuwe werknemers automatisch in het werkgeversportaal terechtkomen? Dan kunt u kiezen voor een salarispakketkoppeling. Dat kan als u een van de volgende salarispakketten heeft: AFAS, Exact Online, Visma Nmbrs, Loket.nl of ADP. U kunt zo’n koppeling aanvragen via uw adviseur.
Lees hier meer over het gemak van een salarispakketkoppeling.
Een werknemer ziek melden
- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’ en zoek de werknemer die u ziek wilt melden.
- Selecteer de werknemer en klik daarna op de groene knop ‘Nieuwe ziekmelding’ rechtsboven.
- Vul alle velden in en klik op ‘Volgende’.
- Controleer de ingevoerde gegevens en klik op ‘Verstuur’. Uw werknemer is nu ziek gemeld.
Een werknemer beter melden
Bij volledig herstel werknemer
- Ga naar het tabblad ‘Ziekmeldingen’ en zoek de werknemer die u beter wilt melden.
- Selecteer de werknemer en klik daarna op de groene knop ‘Beëindig verzuim’.
- Vul bij ‘Datum beëindiging’ de datum van herstel in. Dit is de datum waarop de werknemer weer volledig aan het werk is.
- Kies bij ‘Reden beëindiging’ de reden en klik daarna op ‘Opslaan’.
- Controleer de gegevens en klik op ‘Verstuur’. Uw werknemer is nu beter gemeld.
Bij gedeeltelijk herstel werknemer
- Ga naar het tabblad ‘Ziekmeldingen’ en zoek de werknemer die u beter wilt melden.
- Selecteer de werknemer en klik daarna op de groene knop ‘Wijzig verzuim’.
- Vul de ‘Ingangsdatum wijziging’ in.
- Weet u wat het arbeidsongeschiktheidspercentage is? Dan vult u dit in bij ‘AO-percentage’.
- Weet u alleen hoeveel uren uw werknemer nog niet kan werken? Dan vult u dit in bij ‘AO-uren’.
- Klik op ‘Opslaan’, controleer de gegevens en klik op ‘Verstuur’. Uw werknemer is nu gedeeltelijk beter gemeld.
Werknemersgegevens wijzigen
Personalia
Uw werknemer is bijvoorbeeld getrouwd en heeft een andere achternaam. Zo wijzigt u gegevens:
- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Zoek de werknemer die u wilt wijzigen en klik daarop.
- Klik bij ‘Personalia’ op ‘Wijzigen’.
- Voer de wijziging door en klik op ‘Opslaan’.
Loonsverhoging
- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Zoek de werknemer die u wilt wijzigen en klik daarop.
- Klik op ‘Wijzig loon’.
- Voer het nieuwe loon en datum van de wijziging in en klik op ‘Opslaan’.
Contactgegevens
Heeft u de arbodienstverlening meeverzekerd via InComfort? Dan wijzigt u zo de contactgegevens van werknemers:
- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Zoek de werknemer die u wilt wijzigen en klik daarop.
- Klik bij ‘Contactgegevens’ op ‘Wijzigen’.
- Voer de wijzigingen door en klik op’ Opslaan’.
Andere dienstverbandgegevens
Moet u bijvoorbeeld uren of arbeidsverhoudingen wijzigen? Dat doet u zo:
- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Zoek de werknemer die u wilt wijzigen en klik daarop.
- Klik op ‘Wijzig overige gegevens’.
- Voer de wijzigingen door en klik op ‘Opslaan’.
Moet u de gegevens van 10 of meer werknemers wijzigen?
- Ga dan naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Klik op de groene knop ‘Upload werknemers’.
- Klik daarna op ‘Download werknemers’ om het Excelbestand te downloaden.
- In het Excelbestand ziet u een overzicht van alle werknemers die op dit moment in het werkgeversportaal staan.
- Voer de wijzigingen in en sla het Excelbestand op uw computer op.
- Klik daarna op ‘Bladeren’ en selecteer het ingevulde Excelbestand.
- Klik op ‘Volgende’. U ziet nu de gegevens die zijn gewijzigd.
- Klik op ‘Werknemers verwerken’ rechtsboven.
- Klik op ‘Opslaan’. De wijzigingen zijn nu doorgevoerd.
Een werknemer uit dienst melden
- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Zoek de werknemer die u wilt wijzigen en klik daarop.
- Klik op de groene knop ‘Uit dienst melden’.
- Vul de eerste datum in waarop uw werknemer niet meer in dienst is. Vul hier dus niet de laatste werkdag in.
- Klik op ‘Opslaan’. Uw werknemer is uit dienst gemeld.
Documenten uploaden
Loonstrook
- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Zoek de werknemer waarvoor u een loonstrook wilt uploaden en klik daarop.
- Klik op het tabblad ‘Loonstroken’.
- Klik op de groene knop ‘Nieuw’.
- U komt in het scherm ‘Loonstrook uploaden’.
- Vul daar de velden in. Klik bij ‘Bestand’ op ‘Bladeren’ en selecteer de loonstrook die u wilt uploaden.
- Klik daarna op de groene knop ‘Opslaan’.
Moet u nog meer loonstroken uploaden? Herhaal dan stappen 4 t/m 7.
Overige documenten
- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Zoek de werknemer waarvoor u een document wilt uploaden en klik daarop.
- Klik op het tabblad ‘Documenten’.
- Klik op de groene knop ‘Nieuw’.
- U komt in het scherm ‘Werknemer document’.
- Kies het juiste type document en vul een omschrijving in. Klik bij ‘Bestand’ op ‘Bladeren’ en selecteer het document dat u wilt uploaden’.
- Klik daarna op de groene knop ‘Opslaan’.
Moet u nog meer documenten uploaden? Herhaal dan stappen 4 t/m 7.
Uitkeringen
Beoordelen en accorderen openstaande uitkeringen
- Ga naar het tabblad ‘Uitkeringen’.
- Klik op de groene knop ‘Beoordelen uitkering’.
- Klik bij de werknemer op de groene knop ‘Specificatie’ om de uitkeringsspecificatie te beoordelen.
- In de specificatie ziet u het bedrag en hoe dit bedrag is opgebouwd.
- Klopt de uitkeringsspecificatie? Klik dan op de groene knop ‘Accorderen’.
- Let op! Herhaal stap 3 t/m 5 voor iedere werknemer.
- Klik daarna pas op de groene knop ‘Accordeer uitkering’.
- Klik op ‘Doorgaan’ om te bevestigen.
- Wij betalen de uitkering binnen 5 werkdagen aan u uit.
Klopt de uitkeringsspecificatie niet? Neem dan contact met ons op via 024-374 16 60. We zijn bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 08.30 uur tot 17.00 uur. Of mail naar claims@in-comfort.nl
Historie uitkeringen bekijken
- Ga naar het tabblad ‘Uitkeringen’ en klik op het tabblad ‘Historie uitkeringen’.
- Daar vindt u alle uitkeringsspecificaties die u heeft geaccordeerd.
- Klik op de knop ‘Downloaden’ om de specificaties te downloaden. Of op ‘Open specificatie’ om ze te bekijken.
Rapportages
Verzuimcijfers en-percentages
- Klik op het tabblad ‘Rapportages’.
- U ziet nu de verzuimcijfers en -percentages van het huidige jaar.
- In het tabblad ‘Jaar 1’ ziet u de cijfers van vorig jaar.
Let op! We kunnen alleen de rapportages vanaf 1 januari 2024 laten zien.
Wilt u meer inzicht in uw verzuim? Zoals het type verzuim en hoe het verzuim zich verhoudt tot vergelijkbare bedrijven? Neem dan contact op met uw adviseur.
Veelgestelde vragen
Ik log voor de eerste keer in. Hoe werkt dat?
- Ga naar www.in-comfort.nl/werkgever.
- Klik op de knop ‘Inloggen voor werkgevers’.
- U komt nu op de inlogpagina van het werkgeversportaal.
- Voer uw gebruikersnaam (e-mailadres) en uw tijdelijke wachtwoord in. U heeft deze in twee aparte e-mails ontvangen via acceptatie@in-comfort.nl.
- Wijzig uw tijdelijke wachtwoord. Op het scherm ziet u aan welke eisen uw nieuwe wachtwoord moet voldoen.
- Hebben we uw mobiele telefoonnummer al, dan krijgt u een sms-code die u moet invullen.
- Hebben we nog geen mobiel telefoonnummer van u? Dan ziet u in het scherm dat u dat eerst eenmalig moet invullen. Daarna krijgt u een sms-code die u moet invullen.
- Na het invullen van de sms-code klikt u op ‘Inloggen’. U bent nu ingelogd in het werkgeversportaal.
Waarom moet ik mijn mobiele telefoonnummer opgeven als ik de eerste keer inlog?
Dat vragen we alleen aan u als we nog geen mobiel telefoonnummer van u hebben. Dit hebben we nodig voor de tweefactorauthenticatie. Dat is een extra beveiliging bij het inloggen. Na het invoeren van uw e-mailadres en wachtwoord ontvangt u dan een code via sms op uw mobiele telefoonnummer. Deze code moet u invoeren om in te kunnen loggen.
Ik heb nog geen inloggegevens ontvangen. Wanneer krijg ik die?
De inloggegevens mailen wij altijd naar de algemene contactpersoon die u heeft ingevuld bij het afsluiten van de verzekering. Heeft deze persoon nog geen e-mail ontvangen? Dan is het goed om eerst de map met ongewenste berichten te bekijken. Soms komt de e-mail daarin terecht. Staat de e-mail daar niet in? Stuur dan de volgende gegevens naar acceptatie@in-comfort.nl:
- Bedrijfsnaam
- Polisnummer
- Aanhef
- Voorletter(s)
- Achternaam
- E-mailadres
- Mobiele telefoonnummer
Ik heb geen code via sms ontvangen. Hoe kan ik nu inloggen?
- Klik op ‘Opnieuw’ onder ‘Inloggen’.
- Krijgt u nog steeds geen sms binnen? Herstart dan uw telefoon. En klik nog een keer op ‘Opnieuw’.
Hoe moet ik inloggen in het werkgeversportaal?
- Ga naar www.in-comfort.nl/werkgever.
- Klik op de knop ‘Inloggen voor werkgevers’.
- U komt nu op de inlogpagina van het werkgeversportaal.
- Voer gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord in.
- U ontvangt een sms-code ter verificatie. Voer deze code in en klik op ‘Inloggen’.
- U bent nu ingelogd in het werkgeversportaal.
Wat kan ik allemaal terugvinden in het werkgeversportaal?
Bovenin op het scherm vindt u zes tabbladen:
- Bedrijf: uw bedrijfsgegevens en arbodienst.
- Pakket: gegevens van uw verzekering(en).
- Werknemers: uw werknemers die in het portaal zijn ingevoerd.
- Ziekmeldingen: overzicht van alle huidige ziekmeldingen.
- Uitkeringen: uw uitkeringsspecificaties.
- Rapportages: rapportages over uw verzuimgegevens.
Waar vind ik mijn werknemers in het werkgeversportaal?
Onder het tabblad ‘Werknemers’ vindt u een overzicht van alle werknemers die zijn ingevoerd in het werkgeversportaal. In het tabblad ‘In dienst’ ziet u alle werknemers die in dienst zijn. En in het tabblad ‘Uit dienst’ ziet u de werknemers die uit dienst zijn.
Waarom moet ik mijn werknemersgegevens invoeren/wijzigen in het werkgeversportaal?
Deze gegevens hebben wij nodig om de juiste uitkering te kunnen doen, de juiste rapportages voor u te kunnen maken en voor de naverrekening. U heeft deze gegevens ook nodig om ziek- en herstelmeldingen te kunnen doen. Het is belangrijk dat uw werknemersgegevens up-to-date zijn.
U leest meer over het invoeren en wijzigen van uw werknemersgegevens bij ‘Meest uitgevoerde handelingen’ bovenaan op deze pagina.
Kan ik mijn salarispakket koppelen aan het werkgeversportaal?
Ja, dat kan als u een salarispakket heeft van AFAS, Exact Online, Visma Nmbrs, Loket.nl of ADP. Uw werknemersgegevens worden dan voortaan veilig en automatisch in ons portaal geladen. U kunt zo’n koppeling aanvragen via uw adviseur.
Lees hier meer over het gemak van een salarispakketkoppeling.
Wanneer moet ik de norm-uren aanpassen en waar kan ik dat doen?
Norm-uren zijn de uren per week die aangeven hoeveel er maximaal (fulltime) gewerkt kan worden binnen uw bedrijf. De norm-uren staan standaard op 40 uur. Wilt u de norm-uren aanpassen? Dat kan.
- Ga naar het tabblad ‘Bedrijf’.
- Klik bij norm-uren op het potlood icoontje.
- Vul de norm-uren in voor uw bedrijf en klik daarna op ‘Opslaan’.
Hoe kan ik zien of een bepaalde werknemer is verzekerd?
- Ga naar het tabblad ‘Werknemers’.
- Zoek de werknemer die u wilt wijzigen en klik daarop.
- Klik op ‘Dekkingen’.
- U ziet nu of uw werknemer is verzekerd en hoe.
- Is er geen dekking? Dan is de werknemer te jong of te oud. Ook kan er geen dekking zijn als de werknemer bijvoorbeeld een familielid is van de DGA.
Hoe kan ik een extra account aanmaken in het werkgeversportaal?
De algemene contactpersoon kan dit regelen in het werkgeversportaal. Dat werkt zo:
- Klik op het tabblad ‘Contactpersonen’.
- Klik op ‘Contactpersoon toevoegen’.
- Vul bij ‘Personalia’ de gegevens in van de werknemer die toegang moet krijgen.
- Geef bij ‘Rechten’ aan welke rechten de contactpersoon krijgt:
- Ziekmeldingen: de werknemer mag dan ziek- en herstelmeldingen verwerken.
- Rechtenbeheer: de werknemer mag dan extra accounts aanmaken.
- Werknemersgegevens: de werknemer mag dan werknemersgegevens wijzigen.
- Preventie en re-integratie: kies hier ‘Nee’, deze functionaliteit kunt u nog niet gebruiken.
- Klik onderaan op de groene knop ‘Opslaan’.
- De nieuwe contactpersoon krijgt twee aparte e-mails met inloggegevens.
Hoe kan ik in het werkgeversportaal zien of ik een gekoppelde arbodienst heb?
U ziet dit bij het tabblad ‘Bedrijf’ bij ‘Arbodienst’. Heeft u de arbodienstverlening samen met uw verzuimverzekering afgesloten via In Comfort? Dan noemen we dat een gekoppelde arbodienst. In ons werkgeversportaal is dat een combi-contract. Heeft u de arbodienstverlening geregeld via een rechtstreeks contract met uw arbodienst? Dan staat dit in het werkgeversportaal als mono-contract.
Op dit moment zijn de gekoppelde arbodiensten: ArboNed, HCS, Perspectief, Richting, Zorg van de Zaak en BeeActive.
Moet ik mijn werknemer ziek melden bij jullie en bij de arbodienst?
Dat ligt aan het contract dat u met uw arbodienst heeft:
- Heeft u de arbodienstverlening samen met uw verzuimverzekering afgesloten via In Comfort? Dan heeft u een gekoppelde arbodienst. In ons werkgeversportaal is dat een combi-contract. U hoeft de ziekmelding dan alleen in ons werkgeversportaal te doen.
- Heeft u de arbodienstverlening geregeld via een rechtstreeks contract met uw arbodienst? Dan staat dit in het werkgeversportaal als mono-contract. U moet de ziekmelding dan in ons werkgeversportaal doen én bij de arbodienst. Bij een ziekmelding ziet u dan in het scherm dat u die ook moet doorgeven bij uw arbodienst.