Hoe werkt het werkgeversportaal van InComfort?

• U ontvangt een e-mail van Xpert Suite om uw account in het werkgeversportaal voor de uitzendbranche te activeren.
• Klik op de link in de e-mail.
• U komt dan in Xpert Suite en ziet uw gebruikersnaam staan. Onthoud uw gebruikersnaam goed. Klik op de blauwe knop ‘Verder’.
• Stel nu uw wachtwoord in en klik op de blauwe knop ‘Wachtwoord wijziging opslaan’.
• Kies welke extra beveiligingsstap(pen) u wilt bij het inloggen. U kunt kiezen voor sms en/of de authenticatie-app.

Sms instellen

• Kies uw land en vul uw mobiele nummer in waarop u de sms wilt ontvangen. Laat de 0 van uw mobiele nummer weg.
• Klik op de blauwe knop ‘Bevestigings-sms versturen’.
• U ontvangt nu een bevestigingscode via sms. Vul deze code in bij de 2-stappen controle. En klik op de blauwe knop ‘Sms bevestiging registreren’.

Authenticatie-app instellen

• Geef aan of u al een authenticatie-app op uw mobiele telefoon heeft. En klik op de blauwe knop ‘Verder’.
• Heeft u nog geen authenticatie-app, dan moet u die eerst installeren.
• Scan daarna via de authenticatie-app de QR-code.
• U ziet nu een authenticatiecode. Vul deze code in bij de 2-stappen controle. En klik op de blauwe knop ‘Authenticatie-app registreren’.

Back-up code

• Na het instellen van de sms en/of authenticatie-app, ziet u een back-up code op het scherm. Bewaar deze code goed en vink ‘Ik heb mijn back-up code bewaard’ aan.
• Klik op de blauwe knop ‘Verder’. Uw account in het werkgeversportaal is nu geactiveerd.

• Ga naar www.in-comfort.nl/werkgever. 
• Klik op de knop ‘Inloggen voor uitzendorganisaties’. 
• U komt nu op de inlogpagina van Xpert Suite, het werkgeversportaal voor de uitzendbranche.
• Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de blauwe knop ‘Inloggen’.
• Voer nu de bevestigingscode in die u via sms heeft ontvangen. Of ga naar de authenticatie-app en voer de authenticatiecode in die u daar ziet.
• Klik op ‘Inloggen’. U bent nu ingelogd.

Heeft u sms én de authenticatie-app ingesteld? Dan ziet u na ‘Inloggen’ eerst nog de extra inlogopties op uw scherm. Kies daar voor ‘sms’ of ‘authenticatie-app’. En voer de bevestigingscode in die u via sms heeft ontvangen. Of de authenticatiecode in de authenticatie-app. Klik daarna op ‘Inloggen’. U bent nu ingelogd.

U voegt een werknemer pas toe als die ziek is.

Controleer eerst of de werknemer al in het werkgeversportaal staat:

• Ga naar ‘Dossier zoeken’ bovenin op de startpagina.
• Voer de eerste 3 letters van de achternaam van de werknemer in. Vink ‘Ook op uit dienst getreden werknemers zoeken’ aan.
• Als de werknemer ertussen staat dan verschijnt die gelijk op het scherm.

Staat de werknemer nog niet in het werkgeversportaal? Dan voegt u die zo toe:

• Klik rechts bovenin bij ‘Acties’ op ‘Werknemer toevoegen’.
• Vul de persoonsgegevens in die wij nodig hebben van de zieke werknemer. Dat zijn achternaam, eventuele tussenvoegsels, roepnaam, voorletters en geslacht. Let op! Het burgerservicenummer hebben we alleen nodig bij een ziekmelding op de Ziektewetverzekering Eigenrisicodrager (ZW-ERD).
• Vul de adresgegevens in die we nodig hebben van de zieke werknemer. Dat zijn postcode, straat, huisnummer en plaats.
• Vul de contactgegevens in die we nodig hebben van de zieke werknemer. Dat zijn privé mobiel nummer en privé e-mailadres.
• Vul de financiële gegevens in die we nodig hebben van de zieke werknemer. Dat is de startdatum van de arbeidsovereenkomst. Let op! IBAN vul je alleen in bij een ziekmelding op de Ziektewetverzekering Eigenrisicodrager (ZW-ERD).
• Vul de dienstverbandgegevens in die we nodig hebben van de zieke werknemer. Dat zijn functie en type dienstverband.  Vink ‘No-riskpolis’ aan als daar sprake van is.
• Klik op ‘Opslaan’.
• Klik daarna op ‘Ga direct naar dossier’ om de werknemer ziek te melden.

U kunt een werknemer op twee manieren ziek melden:

1. Na het toevoegen van een nieuwe werknemer komt u gelijk in het dossier van de werknemer.
   • Klik daar rechts in het scherm bij ‘Acties’ op ‘Verzuim melden’.
   • Vul de verzuimclassificatie en eerste ziektedag in.
   • Kies bij verzuimstatus voor volledig of gedeeltelijk ziek. Bij gedeeltelijk ziek vult u ook het AO-percentage in.
   • Klik op ‘Opslaan’. Uw werknemer is nu ziek gemeld.
      
2. Of klik in het menu op de startpagina op ‘Verzuim melden’.
   • Bij ‘Dossier zoeken’ zoekt u de naam van de zieke werknemer. De eerste 3 letters van de achternaam zijn genoeg. Klik op ‘Zoeken’.
   • Klik op de werknemer.
   • Vul de verzuimclassificatie en eerste ziektedag in.
   • Kies bij verzuimstatus voor volledig of gedeeltelijk ziek. Bij gedeeltelijk ziek vult u ook het AO-percentage in.
   • Klik op ‘Opslaan’. Uw werknemer is nu ziek gemeld.

De werkgever meldt de werknemer beter bij HCS. Dat kan telefonisch via 088-102 16 40. Of via een e-mail naar verzuimmanagement@hcs.services. HCS verwerkt vervolgens de herstelmelding. De werknemer kan zich ook zelf beter melden bij HCS.

Soms vragen we u om documenten in het werkgeversportaal te uploaden, bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, loonstroken of verzuimoverzichten. Dat doet u zo:

1. Klik in het menu op de startpagina op ‘Dossier zoeken’ en zoek uw (ex-)werknemer op. De eerste 3 letters van de achternaam zijn genoeg. De werknemer verschijnt gelijk op het scherm. Let op! Vink daar ‘Ook op uit dienst getreden werknemers zoeken’ aan.
2. Klik op de werknemer. U zit nu in het dossier van uw (ex-)werknemer.
3. Klik op het tabblad ‘Trajectendossier’.
4. Bij ‘Geïmporteerde documenten’ klikt u op het upload symbool .
5. Kies bij ‘Traject’ de juiste ziekmelding. U kunt deze herkennen aan de datum. Is uw werknemer nog ziek? Dan kiest het systeem standaard voor het meest recente traject.
6. Kies bij ‘Submap’ het document dat u gaat uploaden: arbeidsovereenkomst, loonstrook of verzuimoverzicht.
7. Klik bij ‘Bestanden’ op het upload symbool .
8. Zoek en selecteer het juiste bestand op uw eigen computer.
9. Klik op ‘Opslaan’. Uw document is geüpload.

Moet u nog meer documenten uploaden voor dezelfde werknemer? Herhaal dan stappen 4 t/m 9.

• U krijgt een e-mail van ons, als er een nieuwe uitkeringsspecificatie voor u klaarstaat.
• Via een link in die e-mail komt u in het werkgeversportaal bij het trajectendossier van uw bedrijf uit.
• Daar vindt u bovenaan bij ‘Geïmporteerde documenten’ de meest recente uitkeringsspecificaties.

Zonder e-mail of direct uitkeringsspecificaties bekijken?

• Ga dan in het werkgeversportaal via het menu op de startpagina naar ‘Dossier zoeken’ en zoek op het woord ‘Dossier’.
• U ziet dan ‘Dossier’ met daarachter uw bedrijfsnaam staan. Klik deze aan.
• Klik op het tabblad ‘Trajectendossier’.
• Daar vindt u bovenaan bij ‘Geïmporteerde documenten’ de meest recente uitkeringsspecificaties.

Over de uitkeringsspecificatie

• Op het eerste blad van de specificatie vindt u de polisgegevens.
• Op het tweede blad vindt u de specificatie.
• Staat er een uitkering op? Dan wordt het bedrag wat u ziet staan binnen vijf werkdagen aan u uitgekeerd.
• Is er in een bepaalde maand geen uitkering, maar wel verzuim geweest? Dan maken wij voor die maand toch een uitkeringsspecificatie aan.

Begeleidt arbodienstverlener HCS uw zieke werknemers? Dan kunt u de verslagen en notities die HCS maakt, terugvinden in het werkgeversportaal.

• Klik in het menu op de startpagina op ‘Dossier zoeken’ en zoek uw (ex-)werknemer op. De eerste 3 letters van de achternaam zijn genoeg. Let op! Vink daar ‘Ook op uit dienst getreden werknemers zoeken’ aan.
• Klik op de werknemer. U zit nu in het dossier van uw (ex-)werknemer.
• Klik op het tabblad ‘Trajectendossier’.
• Bij ‘Geïmporteerde documenten’ ziet u de documenten die geüpload zijn, zoals spreekuurverslagen en oproepbrieven die naar de zieke werknemer zijn gestuurd.
• Klik bij ‘Overzichtsdocumenten’ op het document ‘Overzicht PB’. U ziet dan welke notities de casemanager van HCS in het dossier heeft gemaakt.